Отпуск за свой счет в 2026 году: как написать заявление и может ли работодатель отказать

Отпуск без сохранения заработной платы позволяет не выходить на работу по личным или семейным причинам. Ниже описано, в каких случаях работодатель обязан его предоставить, когда он вправе отказать, как составить заявление и как такой отпуск влияет на стаж и зарплату.

Что такое отпуск за свой счет

Официальное название - отпуск без сохранения заработной платы. Порядок его предоставления установлен статьей 128 Трудового кодекса РФ. В 2025 и 2026 годах в эту норму вносились изменения: перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск, расширен.

Во время такого отпуска сотрудник не работает и не получает зарплату, но сохраняет за собой рабочее место и должность. Уволить работника по инициативе работодателя в период любого отпуска нельзя. Исключение - ликвидация организации или прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем.

Максимальная продолжительность отпуска за свой счет законом не ограничена. Если отпуск не входит в перечень обязательных, его продолжительность стороны определяют по договоренности.

Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счет

Ответ на вопрос, может ли работодатель отказать в отпуске за свой счет, зависит от причины, по которой сотрудник просит отпуск. Трудовой кодекс делит такие отпуска на две группы.

Первая группа - отпуск по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его предоставляют по соглашению сторон. Работодатель вправе отказать, например, если отсутствие сотрудника помешает работе. Закон не обязывает работодателя объяснять причину отказа.

Вторая группа - случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск на основании письменного заявления работника. В таких ситуациях отказ незаконен. Кроме того, работодатель не может сократить срок отпуска или перенести его на другие даты без согласия сотрудника.

Когда работодатель обязан предоставить отпуск

Согласно части 2 статьи 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты в следующих случаях:

участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

родителям и супругам военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением службы, - до 14 календарных дней в году;

родителям и супругам участников специальной военной операции, получивших ранение, контузию, увечье или заболевание при исполнении обязанностей военной службы, - до 35 календарных дней в году;

работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней;

работникам, пострадавшим в чрезвычайной ситуации природного или техногенного характера (если у них нарушены условия жизнедеятельности и утрачено имущество), - до 5 календарных дней; норма действует с 1 сентября 2026 года.

Кроме того, обязательный отпуск за свой счет положен и другим категориям сотрудников, которые указаны в иных статьях ТК РФ и в федеральных законах:

работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одиноким матерям, воспитывающим ребенка до 14 лет, и отцам, воспитывающим ребенка до 14 лет без матери, - до 14 календарных дней в году, если это предусмотрено коллективным договором (статья 263 ТК РФ). Такой отпуск можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать отдельно - целиком или частями;

совместителям - на период, на который ежегодный отпуск по совместительству короче отпуска на основной работе (статья 286 ТК РФ);

работникам, поступающим в вузы или колледжи, а также слушателям подготовительных отделений и студентам, которые сдают экзамены или защищают диплом (статьи 173 и 174 ТК РФ). Продолжительность зависит от ситуации: например, для сдачи вступительных экзаменов в вуз - 15 календарных дней, в колледж - 10 календарных дней;

супругам военнослужащих - одновременно с отпуском военнослужащего. Если ежегодный отпуск супруга короче, недостающие дни предоставляются без сохранения зарплаты (Федеральный закон «О статусе военнослужащих»);

Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы - до трех недель в году в удобное для них время;

ветеранам боевых действий - до 35 календарных дней в году (Федеральный закон «О ветеранах»).

Рекомендуется также проверить коллективный договор и локальные нормативные акты организации. В них могут быть установлены дополнительные основания для обязательного отпуска за свой счет.

Как написать заявление на отпуск за свой счет

Заявление на отпуск за свой счет составляют в письменной форме. Единого утвержденного бланка нет, но во многих организациях используется свой шаблон. Если основание для отпуска входит в обязательный перечень, работодатель обязан предоставить отпуск именно на основании письменного заявления работника.

В заявлении рекомендуется указать:

наименование организации, должность и ФИО руководителя;

должность, подразделение и ФИО работника;

просьбу предоставить отпуск без сохранения заработной платы;

точные даты начала и окончания отпуска и количество календарных дней;

причину отпуска со ссылкой на норму закона, если отпуск обязательный (например, «в связи с регистрацией брака, на основании части 2 статьи 128 ТК РФ»);

перечень приложенных документов;

дату и подпись.

Пример текста:

«Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 12 октября 2026 года по 16 октября 2026 года продолжительностью 5 календарных дней в связи с регистрацией брака на основании части 2 статьи 128 Трудового кодекса РФ. Приложение: копия свидетельства о заключении брака».

Какие документы приложить к заявлению

Если отпуск предоставляется в обязательном порядке, основание необходимо подтвердить документально. Обычно прикладывают:

свидетельство о рождении ребенка;

свидетельство о заключении брака;

свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство;

справку об инвалидности;

пенсионное удостоверение или справку из Социального фонда России;

справку-вызов из учебного заведения;

удостоверение участника войны или другой льготный документ.

Если документ еще не получен (например, свидетельство о смерти родственника), рекомендуется договориться с работодателем, что он будет передан после возвращения из отпуска.

Порядок оформления отпуска

Работник подает заявление заранее. Законом срок не установлен, однако лучше обращаться как минимум за несколько рабочих дней до начала отпуска. Рекомендуется сделать два экземпляра заявления и попросить поставить отметку о приеме на втором экземпляре или зарегистрировать заявление в канцелярии.

Если работодатель согласен, он издает приказ об отпуске и знакомит с ним сотрудника под подпись. Отпуск также отражается в табеле учета рабочего времени и в личной карточке работника.

Нельзя уходить в отпуск без согласования и приказа, если это отпуск по соглашению сторон. Отсутствие на работе в таком случае может быть признано прогулом. Прогул - основание для увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Что делать, если отказали в обязательном отпуске

Отказ в отпуске, который положен по закону, нарушает трудовое законодательство. В такой ситуации работник может:

обратиться к руководителю или в отдел кадров с письменной претензией со ссылкой на конкретную норму закона;

подать жалобу в Государственную инспекцию труда, в том числе онлайн через портал «Онлайнинспекция.рф» или через «Госуслуги»;

обратиться в прокуратуру;

подать заявление в комиссию по трудовым спорам или обратиться в суд.

За нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы:

для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей (или предупреждение);

для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей;

для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Если нарушение повторное, наказание строже: для должностных лиц - штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Может ли работодатель отправить в отпуск за свой счет принудительно

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по заявлению работника. Отправить сотрудника в такой отпуск по инициативе работодателя, например при отсутствии заказов или приостановке производства, нельзя.

Если работа не ведется по вине работодателя, оформляется простой. По статье 157 ТК РФ за время такого простоя выплачивают не менее двух третей средней зарплаты работника. Если сотрудника вынудили написать заявление на отпуск за свой счет, это можно обжаловать в трудовой инспекции или в суде.

Как отпуск за свой счет влияет на стаж и выплаты

Согласно статье 121 ТК РФ, в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска засчитываются не более 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в течение рабочего года. Если отпуск дольше, остальные дни не учитываются, а рабочий год, дающий право на следующий ежегодный отпуск, сдвигается на соответствующее число дней.

Другие последствия, которые необходимо учитывать:

за дни отпуска не начисляются зарплата и страховые взносы, поэтому пенсионные права за этот период не формируются;

если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет, пособие по временной нетрудоспособности, как правило, не выплачивается. Отпуск автоматически не продлевается;

время отпуска без сохранения зарплаты и начисленные за него суммы исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка для отпускных и командировочных.

Можно ли выйти из отпуска досрочно

Работник вправе попросить о досрочном выходе из отпуска без сохранения заработной платы. Для этого необходимо подать письменное заявление. Если работодатель согласен, он издает приказ о досрочном выходе.

Отозвать сотрудника из такого отпуска по своей инициативе работодатель не может. Выход на работу раньше срока возможен только по инициативе работника и с согласия работодателя.